Arbeitsplatzumzug –
mühelos

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen, Ihre externen Arbeitnehmer und gegebenenfalls den Betriebsrat rechtzeitig über den bevorstehenden Büroumzug oder Firmenumzug.

Nehmen Sie die Belegschaft mit! Und zwar nicht nur im wörtlichen Sinne, sondern auch im übertragenen Sinn. Kommunizieren Sie anschaulich alle Schritte, die Vorteile und Vorzüge, die der neue Standort bzw. Arbeitsort mit sich bringt. Gerne geben wir Ihnen entsprechende Tipps.

Gehen Sie offen mit Zweifeln und Sorgen Ihrer Mitarbeiter*innen um. Bedenken Sie, dass ein Standortwechsel weitreichende Folgen für den Einzelnen haben kann, nicht zuletzt die Notwendigkeit, einen eigenen Umzug stemmen zu müssen. Kalkulieren Sie ein, dass einige Mitarbeiter eine Kündigung in Betracht ziehen könnten, falls der neue Firmensitz zu weit weg sein sollte.

Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden und updaten Sie es über die einzelnen Teilschritte des Umzuges. Arbeitsvertrag, Firmenwagen oder Home-Office stehen zur Diskussion. Um die Vorfreude zu steigern, bereiten Sie eine Präsentation der neuen Arbeitsumgebung vor.

Sollten Sie davon ausgehen, dass es während des Umzugs zu relevanten Einschränkungen der Arbeit  wie Kundenkommunikation, Auftragsabwicklung oder Produktion kommt, informieren Sie Auftragnehmer und Kunden ebenfalls frühzeitig. Ein Hinweis auf den Umzug in den Signaturen der Firmen-Emails Ihrer Angestellten ist ein smarter und effizienter Weg, eine möglichst große Zielgruppe zu erreichen.

Mit der Adressänderung im Briefkopf ist es heutzutage bei einem Umzug auch nicht mehr getan. In unserer digitalisierten Welt muss die Information über den neuen Standort auch im Web aktualisiert werden: Google Maps, Yelp, GoLocal, Online-Branchenverzeichnisse und -Telefonbücher sowie die digitalen Gelben Seiten sind nur einige Fundstellen im Netz, die Sie auf jeden Fall updaten sollten. Prüfen Sie im Detail. Vieles bleibt oft unbemerkt, vieles somit unbearbeitet.

Beim Umzug geht es nicht nur um die Logistik – auch die richtige Versicherung spielt eine zentrale Rolle. Besonders bei empfindlichen Computern, technischer Ausstattung und hochwertigen Möbeln sollten Umzugskosten nicht durch unerwartete Beschädigungen in die Höhe getrieben werden.

Wichtige Punkte

• Prüfen Sie, ob Ihre Firma für den Transport über eine ausreichende Versicherung verfügt – oder ob der Schutz über das beauftragte Umzugsunternehmen läuft.
• Klären Sie die Zuständigkeit: Ist der Schutz im Arbeitsvertrag geregelt oder eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers?
• Im Fall von Beschädigungen oder Ausfällen: Wer haftet für welche Arbeit? Welche Ausgaben lassen sich vermeiden?
• Kann der Umzug als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden? Holen Sie sich ggf. einen Überblick mit einem Steuerberater.

Auch organisatorisch wichtig: Notieren Sie in der Checkliste die exakte Zuständigkeit für Mängel, Verluste oder Verzögerungen. Achten Sie darauf, dass empfindliche Umzugskartons im Büro klar gekennzeichnet werden – so minimieren Sie Risiken.

Unser Umzugsunternehmen berät Sie gerne zu Fragen rund um Sicherheit, Versicherung und Kosten – damit Ihr Büroumzug stressfrei und rechtlich abgesichert verläuft.

Ein effizienter Umzug hängt nicht nur von der Logistik ab – sondern auch von der richtigen Kennzeichnung Ihres Umzugsguts. Besonders bei empfindlicher Technik, Arbeitsplätzen, medizinischen Equipment oder vertraulichen Unterlagen ist Sorgfalt gefragt. Unklare oder fehlende Markierungen führen zu Verzögerungen, Verwechslungen oder – im schlimmsten Fall – zu Beschädigungen oder Verlusten.

Damit alles am richtigen Arbeitsort ankommt

• Verwenden Sie farbige Etiketten oder QR-Codes, um Umzugskartons den richtigen Abteilungen oder Büroräumen zuzuordnen.
• Markieren Sie zerbrechliches Mobiliar, Bildschirme oder sensible Daten mit „Vorsicht“-Hinweisen.
• Dokumentieren Sie die Transportwege – etwa bei Möbeltransport zwischen Stockwerken oder Gebäuden.

Diese Maßnahmen helfen nicht nur, Kosten durch Beschädigungen oder Nacharbeit zu vermeiden – sie unterstützen auch Ihre Mitarbeiter dabei, sich nach dem Umzug schnell zurechtzufinden.

Relogg unterstützt Sie mit einem durchdachten System zur Kennzeichnung und Zuweisung – für einen strukturierten Ablauf ohne Reibungsverluste.

Selbst mit bester Planung können bei einem Arbeitsplatzumzug unerwartete Probleme auftreten: ein geplatzter Transporttermin, beschädigte Möbel, defekte Rechner oder fehlende Umzugskartons. Um den laufenden Betrieb trotz solcher Hürden aufrechtzuerhalten, ist ein durchdachter Notfallplan essenziell.

Empfohlene Maßnahmen:

• Richten Sie Ausweicharbeitsplätze oder Homeoffice-Regelungen ein, damit Ihre Mitarbeiter im Ernstfall weiterarbeiten können.
• Klären Sie frühzeitig, welche Abteilungen oder Aufgaben für eine Übergangszeit zentral koordiniert werden müssen.
• Prüfen Sie, ob notwendige Hardware oder Umzugskisten als Reserve zur Verfügung stehen.
• Halten Sie direkten Kontakt zur Projektleitung des beauftragten Umzugsunternehmens, um flexibel auf Änderungen zu reagieren.

Ein Notfallplan sichert nicht nur Ihre Abläufe – er reduziert auch potenzielle Kosten, die durch Ausfallzeiten, Störungen oder Doppelarbeit entstehen.

Relogg unterstützt Sie bei der Entwicklung praxistauglicher Notfallkonzepte – damit Ihr Büroumzug nicht ins Stocken gerät.

Relogg bringt langjährige Expertise in der Planung und Durchführung jeder Größenordnung mit. Unser Ziel: minimale Ausfallzeiten, maximale Effizienz. Dafür sorgen unsere geschulten Fachkräfte – die „Relogger“ – sowie ein erfahrenes Projektmanagement mit Überblick.

Doch auch Sie als Unternehmen können zum reibungslosen Ablauf beitragen:

• Kontrollieren Sie vor dem Umzug alles auf Vorschäden und dokumentieren Sie diese mit Fotos – als Absicherung bei eventuellen Nachfragen.
• Gehen Sie aufmerksam durch die bisherigen Büroräume, um sicherzustellen, dass nichts vergessen oder beschädigt wurde beim Umzug.
• Prüfen Sie am neuen Standort, ob Möbel und Umzugskartons korrekt zugeordnet wurden – unsere systematische Beschriftung erleichtert das Auffinden nach dem Umzug.

Erst wenn alles am richtigen Platz ist, beginnen die nächsten Schritte: Auspacken, Montage, Einrichtung. Unsere Umzug-Profis unterstützen Sie dabei strukturiert und effizient – für einen schnellen Start am neuen Arbeitsplatz.